Comercial
(11) 4967-8410
Assistência Técnica
(11) 4967-8400

Integrando Sistemas e Aplicações de Negócios à Sistemas EIM

por Chris Davidson – tradução livre

As informações são críticas e essenciais para trazer competitividade a qualquer organização, mas é grande o desafio para gerir um grande e cada vez mais crescente número de informações, muitas vezes desconectadas e desestruturadas, dentro dos vários sistemas e aplicações de negócio.

Para se ter uma ideia do tamanho do desafio, a AIIM (Association for Information and Image Management) afirma que “A quantidade típica de informações produzidas em um ano é equivalente a 12 pilhas de livros que se estende desde a Terra até o Sol”. Infelizmente, este incrível crescimento de informações dentro das empresas traz consigo diversos desafios, dentre eles e o mais crítico é que seus colaboradores lutam o tempo inteiro para buscar essas informações dentro dos diversos programas e aplicativos.

Considerando isso, percebemos o quanto pode ser importante e fundamental para uma empresa encontrar as informações de que necessita, no momento em que precisa, dentro de um contexto familiar aos usuários, o que representa grande desafio, pois normalmente, as aplicações e informações de uma organização estão, muitas vezes, à granel. Por isso, os colaboradores são obrigados a gastar quantidade desnecessária de tempo à procura destas informações, em vários sistemas diferentes, para encontrar a informação que eles precisam, e este tempo gasto para peneirar informações impacta negativamente a produtividade além de provocar gargalos do processo. Estes desafios são amplificados quando consideramos as diferentes necessidades das diferentes equipes em todos os departamentos ou unidades de negócios. Embora não seja fácil, estes desafio não são insuperáveis.

Através da integração de uma solução de Gerenciamento de Informações Empresariais (EIM) com sistemas de negócios, como ERP’s, CRM’s, Pacote Microsoft Office, é possível que as organizações possam comunicar e compartilhar informações de forma mais eficaz. Nossa solução, o M-Files, foi desenvolvido pensando na importância da integração porque, no passado, os EIM’s e demais sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) que não foram integrados com outros sistemas de negócio, em geral acabaram por não satisfazer completamente as necessidades de Gestão de Informação;

Em 2015, o Quadrante Mágico do Gartner Group atestou a importância de uma ferramenta que se integre às várias aplicações do cliente, ao declarar que “a unidade de maior relevância contextual para conteúdo empresarial torna necessário que qualquer ECM considere como um investimento a longo prazo a capacidade de fornecer conteúdo relevante para aplicações de negócios” e nossa solução, o M-Files, já nasce assim, pensando em integração.

Nós vimos o valor que tem sido alcançado por organizações em todo o mundo e em uma ampla gama de indústrias, integrando a solução M-Files com sistemas de negócios existentes. Na minha opinião, o maior benefício a partir deste nível de integração está relacionado com a busca e acesso. Basta fazer a integração para dar a organização a capacidade de pesquisar facilmente os ativos de informações entre os sistemas. Igualmente importante, a integração também proporciona às organizações a capacidade de entregar os documentos, dados e objetos que não sejam documentos relacionados com uma pesquisa.

Em outras palavras, a integração entre EIM e demais sistemas de negócios oferece a capacidade de entregar conteúdo no contexto em que o usuário está habituado a trabalhar. Nós descobrimos é que a eficácia de uma solução de gerenciamento de informações é muito influenciada por sua capacidade de preencher a lacuna entre o conteúdo não estruturado (como documentos e arquivos de mídia) e informações no âmbito dos sistemas de dados estruturados (como um projeto dentro de um sistema de ERP ou de um conta de cliente na aplicação CRM). Estes sistemas conduzem processos de negócio, que muitas vezes precisam de acesso a conteúdo não estruturado que reside em outro repositório, como uma proposta para um cliente específico, ou uma fatura ou contrato de fornecedor específico ou ainda uma planilha do Excel. O M-Files é capaz de gerir informação de objetos como clientes, funcionários e projetos que são fundamentais para o negócio da mesma forma que gere outros conteúdos não estruturados.

Se você estiver interessado em conhecer mais sobre as possibilidades de integração para melhorar a gestão de informação em sua empresa, deixe-nos uma mensagem que em breve retornaremos.

Entre em contato agora e tire todas as suas dúvidas, temos a solução completa para a sua empresa!

Desenvolvimento 7ways